Nicht jede Handarbeit ist ein Automationsprojekt.
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe dort, wo Aufwand, Häufigkeit und Nutzen zusammenpassen. Die einfachste sinnvolle Lösung gewinnt.
Leistung — Prozesse automatisieren
Eignung
Zwei Fragen entscheiden, ob sich das lohnt.
Wiederholt sich der Ablauf oft und ähnlich genug?Steht der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen?
Spricht dafür
- Wiederholt sich regelmäßig
- Klare Eingaben
- Klarer Ablauf
- Hoher manueller Anteil
- Fehleranfällig
- Medienbruch zwischen Systemen
- Informationen werden abgetippt
- Wiederkehrende Kommunikation
- Dokumente werden ausgelesen
- Freigaben nach festem Muster
Spricht dagegen
- Jeder Fall verläuft anders
- Die Ausnahme ist die Regel
- Entscheidung braucht Erfahrung
- Kommt wenige Male im Jahr vor
- Der Ablauf ändert sich gerade ohnehin
Wenn sich der Aufwand nicht rechnet, automatisieren wir nicht.
Was zuerst analysiert wird
Vor dem ersten Werkzeug steht der Ist-Zustand.
- Ist-ProzessWer macht heute was, in welcher Reihenfolge, womit?
- EngpassAn welcher Stelle staut sich Arbeit?
- Wirtschaftlicher NutzenWie viel Zeit steckt real darin — und was ist sie wert?
- Bestehende SystemeWas kann die vorhandene Software bereits?
- AusnahmefälleWie oft weicht der Ablauf ab, und was passiert dann?
- RisikoWas passiert, wenn ein Schritt still fehlschlägt?
- Menschliche EntscheidungenWelche Schritte darf keine Automatik treffen?
Diese Aufnahme dauert selten lange, entscheidet aber über alles Weitere.
Prozesswelten
Wo wiederkehrende Arbeit typischerweise entsteht.
- 01Eingehende AnfragenFormular, E-Mail und Telefonnotiz — jedes Mal anders.
- 02AngeboteDieselben Positionen, immer neu zusammengestellt.
- 03DokumenteRechnungen, Lieferscheine, Nachweise — gelesen und abgetippt.
- 04DatenübertragungDieselbe Information in mehreren Systemen gepflegt.
- 05Follow-upsNachfassen, das im Tagesgeschäft untergeht.
- 06TermineVorschlagen, bestätigen, erinnern, verschieben.
- 07FreigabenWeiterreichen und warten, bis jemand zustimmt.
- 08ReportingZahlen monatlich aus mehreren Quellen zusammentragen.
Automatisiert wird nicht eine ganze Welt, sondern ein konkreter Ablauf darin.
Ein vollständiger Ablauf
Vom Eingang bis zur Rückmeldung.
Ein guter Ablauf definiert auch, was bei Ausnahmen passiert und wo ein Mensch entscheidet.
Beispiel — Handwerksbetrieb, eingehende Angebotsanfrage
Eingang
Anfrage: Badsanierung
WegFormular, E-Mail oder Telefonnotiz
Eingangheute, 07:41
Formfrei formuliert, oft unvollständig
Erkannt und strukturiert
Gewerkerkannt
ObjektAdresse erkannt
Umfanggrob genannt
Wunschtermingenannt
FehltEtage und Baujahr
Bestehendes System
Vorgang angelegt
Kundegefunden oder angelegt
VorgangBadsanierung, offen
ZuständigKalkulation
im System angelegt
Automatisch vorbereitet
Angebotsentwurf aus PositionsvorlagenRückfrage zu Etage und BaujahrZwei TerminvorschlägeWiedervorlage Tag 5
Nur Schritte, die sich tatsächlich wiederholen. Der Entwurf bleibt ein Entwurf.
Mensch
Angebot prüfen und freigeben
PrüftPositionen, Aufwand, Preis
EntscheidetFreigabe oder Änderung
DanachVersand aus dem System
Freigabe erforderlich
Rückmeldung
Antwortim Vorgang erfasst
Statusaktualisiert
Wiedervorlageangepasst oder beendet
Der Kreis schließt sich im bestehenden System, nicht in einem zweiten Werkzeug.
Verzweigung · Ausnahme
Sonderfall erkannt — Automatik hält an
Widersprüchliche Angaben, ein unbekanntes Gewerk, ein Objekt außerhalb des Gebiets: Der Vorgang wird angelegt, aber nichts vorbereitet. Stattdessen entsteht eine Aufgabe für einen Menschen.
Der Kontrollpunkt
Wo bewusst nicht automatisiert wird.
Der Mensch steht dort, wo eine Entscheidung Verantwortung trägt. Genau das macht den Ablauf belastbar.
Läuft automatisch
- Erfassen
- Auslesen
- Strukturieren
- Übertragen
- Anlegen
- Vorbereiten
- Erinnern
- Protokollieren
Bleibt beim Menschen
- Verbindliche Zusagen gegenüber Kunden
- Preise, Nachlässe und Konditionen
- Fachliche Bewertung eines Sonderfalls
- Eskalation, Absage, Kündigung
- Alles mit rechtlicher Wirkung
Diese Liste entsteht im Projekt gemeinsam mit dem Unternehmen.
KI oder keine KI
KI ist eine Option, keine Voraussetzung.
- 01
Regel oder Schnittstelle genügt
Immer dieselbe Information von einem System in ein anderes übertragen.
Günstiger, schneller und nachvollziehbarer als jedes Modell.
- 02
KI bringt echten Nutzen
Aus einer frei formulierten E-Mail die relevanten Angaben ziehen, ein Dokument auslesen, unstrukturierten Text ordnen.
Sinnvoll, wenn Sprache oder unstrukturierte Form der Engpass ist — und ein Mensch das Ergebnis prüft.
- 03
Der Mensch entscheidet
Verbindliche Zusagen, Preisentscheidungen, fachliche Beurteilung eines Sonderfalls.
Vorbereiten darf die Automatik. Entschieden wird von einem Menschen.
Wo KI den Nutzen bringt, setzen wir sie ein — und sagen dazu, was sie im jeweiligen Ablauf tatsächlich tut.
Reihenfolge
Bevor etwas Neues gebaut wird.
- 01
Was kann die vorhandene Software bereits?
Viele Systeme können mehr, als im Alltag genutzt wird.
- 02
Was lässt sich verbinden und automatisieren?
Zwei vorhandene Systeme zu koppeln ist meist günstiger, als ein drittes einzuführen.
- 03
Wann lohnt eine eigene Anwendung?
Erst wenn kein vorhandenes System den Ablauf abbildet — und er oft genug vorkommt.
Solange Vorhandenes reicht, wird nichts Neues eingeführt.
Nachvollziehbarkeit
Ein Ablauf, den man prüfen kann.
Automatisierung darf nichts verschwinden lassen. Jeder Schritt ist protokolliert, jede Ausnahme sichtbar.
Beispiel — derselbe Vorgang, protokolliert
Ablaufprotokoll
07:41Eingang erfasst
07:41Angaben erkannt und strukturiert
07:42Vorgang im System angelegt
07:42Rückfrage an Kunden versendet
07:43Angebotsentwurf vorbereitet
offenFreigabe durch Kalkulation
Nachvollziehbar für das Unternehmen, auch nach Projektende.
Fehlerfall
Schnittstelle nicht erreichbar
Der Vorgang bleibt offen, es entsteht eine Aufgabe für einen Menschen, und der Versuch wird protokolliert.
- Jeder Schritt protokolliert
- Definierte Freigaben
- Kein stiller Fehlschlag
- Kontrollierte Übergabe
Arbeitsregel
Die einfachste sinnvolle Lösung gewinnt.Nicht jeder Prozess braucht KI.Nicht jeder Schritt gehört automatisiert.
Projekt besprechen
Welcher Ablauf kostet bei Ihnen die meiste Zeit?
Beschreiben Sie kurz einen wiederkehrenden Vorgang. Wir schauen uns an, ob sich Automatisierung dort rechnet und welche Variante die einfachste wäre.
Kurze Anfrage · persönliche Rückmeldung · noch keine fertige Lösung nötig